Zarządzanie dokumentami

Przegląd

Zarządzanie dokumentami pozwala na zarządzanie wszystkimi dokumentami, planami i innymi plikami, które są istotne dla Państwa projektów w PlanRadar.

Następujące kluczowe przypadki użycia są możliwe dzięki PlanRadar:

• Przechowywanie i organizacja dokumentów - Przesyłaj, organizuj i przechowuj wszystkie dokumenty w PlanRadar, podobnie jak w innym oprogramowaniu do udostępniania plików, i korzystaj z dostępu do nich na tej samej platformie PlanRadar, co wszystkie inne dane projektu. Dostęp do dokumentów i plików można uzyskać z aplikacji mobilnej PlanRadar nawet w trybie offline.
  Przeczytaj więcej poniżej oraz w Dodaj i zarządzaj plikami/folderami oraz w Przeglądaj i znajduj pliki/foldery.
• Wersjonowanie i zatwierdzanie dokumentów - Upewnij się, że Twój zespół zawsze pracuje z najnowszą wersją. Przesyłanie nowych wersji dokumentów i przeglądanie historii wersji w celu śledzenia wszystkich zmian i aktualizacji w całym projekcie. Jeśli muszą Państwo zatwierdzić dokument, można wysłać go do członków zespołu w celu zatwierdzenia.
  Więcej informacji można znaleźć na stronie Tworzenie wersji plików i zarządzanie nimi oraz na stronie Zatwierdzenia > Zatwierdzanie dokumentów
• Zatwierdzanie planów - Podobnie jak w przypadku dokumentów, po przesłaniu planów i nowych wersji planów można wysłać je do przeglądu i zatwierdzenia.
  Więcej informacji na stronie Zatwierdzenia > Zatwierdzanie planów
• Kontrola dostępu do plików/folderów - Określa, którzy użytkownicy lub role mogą uzyskać dostęp do określonych plików lub folderów.
  Więcej informacji w Kontrola dostępu do plików/folderów.

Dostęp i uprawnienia

Tylko konta Enterprise utworzone po lutym 2022 r. kwalifikują się do wersji dokumentów.

*Tylko konta Pro i Enterprise utworzone po lutym 2022 r. kwalifikują się do korzystania z funkcji zarządzania dokumentami. Jeśli mają Państwo starsze konto Pro lub Enterprise, mogą Państwo nadal korzystać z Documents by Layers lub skontaktować się z nami w celu uaktualnienia konta.

Jeśli Państwa konto PlanRadar zostało utworzone przed wydaniem nowej funkcji zarządzania dokumentami (tj. można było zarządzać dokumentami w obszarze Bilety > Widok dokumentów), nadal można uzyskać dostęp do tej funkcji za pośrednictwem Dokumenty według warstw. Zmiany te nie mają wpływu na dołączanie dokumentów do zgłoszeń.

Jak uzyskać dostęp do Document Management

Aplikacja internetowa

1. Proszę kliknąć Dokumenty

Mobilny

1. Proszę dotknąć Documents w menu głównym

Sekcje paska bocznego

Po lewej stronie znajduje się pasek boczny, który zawiera kilka sekcji:

1. Wszystkie pliki to miejsce, w którym można zarządzać wszystkimi dokumentami i plikami w strukturze folderów podobnej do lokalnego systemu plików lub innych dysków w chmurze. Proszę przeczytać więcej w Wyświetlanie i znajdowanie plików/folderów oraz w Dodawanie i zarządzanie plikami/folderami.
2. Załączniki do biletów - więcej informacji w Wyświetlanie i filtrowanie załączników do wszystkich biletów w aplikacji internetowej.
3. Dokumenty według warstw są widoczne tylko dla kont PlanRadar utworzonych przed lutym 2022 r. i obejmują sposób zarządzania dokumentami w PlanRadar w przeszłości. Więcej informacji znajdą Państwo w: Dokumenty według warstw
4. Ulubione: Można dodawać i usuwać pliki i foldery do Ulubionych w celu szybkiego dostępu. Więcej informacji można znaleźć na stronie Wyświetlanie i zarządzanie ulubionymi plikami/folderami.
5. Shared Items: Wyświetlanie plików, które ktoś Państwu udostępnił. Więcej informacji na stronie Kontrola dostępu do plików/folderów
6. Aktywność - więcej informacji w Wyświetlanie dziennika aktywności dla plików i folderów w aplikacji internetowej.
7. Kosz: Można przeglądać i przywracać pliki, które zostały przeniesione do kosza. Więcej informacji można znaleźć na stronie Dodawanie i zarządzanie plikami/folderami > Usuwanie i przywracanie plików/folderów.
8. Wnioski o zatwierdzenie zostały przeniesione do sekcji Zatwierdzenia > Zatwierdzenia dokumentów. Więcej informacji można znaleźć na stronie Wyświetlanie i zarządzanie zatwierdzeniami.
9. Ustawienia, aby dodać przepływy pracy zatwierdzania do tego projektu. Więcej informacji można znaleźć na stronie Zarządzanie obiegami zatwierdzeń projektu > Zarządzanie obiegami dokumentów.

Obsługiwane typy plików

Nie ma żadnych ograniczeń dotyczących typów plików, które można przesyłać.

Następujące typy plików mogą być podglądane w PlanRadar:

• PDF
• Obrazy (JPG, PNG, GIF, BMP, HEIC)
• panoramy 360
• Pliki audio
• Filmy

Maksymalny rozmiar pliku

Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku jest ograniczony do 2 GB.

Email z codzienną aktualizacją

Otrzymuj codzienne powiadomienia e-mail o tym, które pliki zostały przesłane lub zaktualizowane w sekcji Dokumenty wszystkich Twoich projektów, a także o tym, które pliki zostały zatwierdzone lub odrzucone. Więcej informacji można znaleźć na stronie Konfigurowanie powiadomień e-mail > Powiadomienia dotyczące zarządzania dokumentami.

Wersjonowanie dokumentów

Dla każdego pliku możliwe jest przechowywanie wielu wersji w PlanRadar. Każdy plik ma nazwę, którą można zmienić, a dla każdej wersji przechowywane są metadane, w tym:

• Indeks wersji
• Oryginalna nazwa pliku
• Twórca
• Data utworzenia
• Rozmiar

Wersjonowanie jest dostępne tylko dla plików w Wszystkie pliki (nie jest dostępne dla plików w Dokumenty według warstw).

Aktualna wersja

Dla każdego pliku istnieje aktualna wersja, która jest wersją pliku otwieraną po kliknięciu lub pobraniu pliku. Metadane na liście plików i w zakładce szczegółów pliku zawsze odnoszą się do aktualnej wersji __.

Aktualna wersja &#xNAN;to

• najnowsza zatwierdzona wersja, jeśli istnieje jakakolwiek zatwierdzona wersja, w przeciwnym razie jest to
• najnowsza wersja.

Operacje na plikach i wersjonowanie

Podczas przenoszenia pliku do innego folderu, do kosza lub podczas przywracania go z kosza, przenoszony jest cały plik ze wszystkimi jego wersjami.

Gdy plik z wersjami jest trwale usuwany z kosza, usuwane są również wszystkie jego wersje. Zamiast usuwać cały plik, można również usunąć określoną wersję pliku.

Podczas duplikowania pliku z wersjami tylko aktualna wersja &#xNAN;jest używana dla nowego pliku, ignorując wszelkie inne wersje.

Wersjonowanie i zatwierdzanie dokumentów

Więcej informacji znajdą Państwo na stronie Approvals > Approvals and Current Version.