Controle de acesso a arquivos/pasta

Visão geral

Controle quais usuários ou funções podem acessar arquivos ou pastas específicos no Document Management. Defina o que eles podem fazer, dando-lhes permissão de visualizador, colaborador ou gerente.

Acesso e permissões

• A permissão de função 'Admin' pode ser concedida para garantir que sempre haja alguém que tenha acesso total a todos os arquivos e pastas, anulando as configurações de acesso individual a determinados arquivos ou pastas.
• Os subcontratados podem receber permissões de visualização, mas nunca podem modificar ou criar novos arquivos ou pastas.
• Os observadores podem visualizar todos os arquivos e pastas com o controle de acesso desativado. Eles nunca poderão visualizá-los com o controle de acesso ativado. Leia mais sobre Tipos de usuários.

Como acessar o Document Management Access Settings

Aplicativo da Web

1. Clique em Documents
2. Abra o menu more de um arquivo ou pasta
3. Clique em Detalhes da pasta (ou Detalhes do arquivo)
4. Consulte Configurações de acesso

Celular

1. Toque em Documents
   

   

2. Abra o menu More de um arquivo ou pasta
   

   

3. Toque em Detalhes
   

   

4. Consulte Configurações de acesso
   

   

Habilitar o controle de acesso

Para definir permissões de acesso para arquivos ou pastas específicos, primeiro o senhor precisa ativar o controle de acesso. Vá para as configurações de acesso conforme descrito acima em Como acessar as configurações de acesso ao Document Management:

Aplicativo da Web

1. Ativar o controle de acesso ****toggle

Celular

1. Ativar o controle de acesso ****toggle

O senhor, que ativou a alternância, será automaticamente adicionado como usuário com permissão "Manager". Qualquer outra pessoa não terá acesso a esse arquivo ou pasta até que o senhor a adicione conforme descrito nas próximas etapas.

A única exceção são os usuários com a permissão de função "Admin", que lhes dá acesso incondicional a todos os arquivos e pastas, conforme descrito acima em Access & Permissions.

Adicionar uma função ou usuário

Quando o controle de acesso está ativado, o senhor pode especificar quem pode acessar o arquivo ou a pasta.

Para adicionar uma função ou um usuário:

Aplicativo da Web

1. Clique em Add a role or user (Adicionar uma função ou usuário)
2. Opcional: Use o campo search
3. Clique em + ao lado da função ou do usuário (repita se necessário)
4. Clique em Confirm

Celular

1. Toque em + Adicionar uma função ou usuário
   

   

2. Opcional: Use o campo search
3. Selecione as funções e os usuários
4. Toque em Done
   

   

Alterar a permissão de uma função ou usuário

As seguintes permissões estão disponíveis:

• Viewer = Somente visualizar (é automaticamente atribuído a funções e usuários adicionados)
• Contributor = Adicionar, editar e mover arquivos e pastas
• Manager = Adicionar, editar, mover, excluir arquivos e pastas, gerenciar o controle de acesso

Para alterar a permissão de uma função ou usuário:

Aplicativo da Web

1. Abra o menu suspenso que mostra a permissão atual, por exemplo, Viewer
2. Selecione a nova permissão, por exemplo, Contributor ou Manager

Celular

1. Abra o menu More da função ou do usuário correspondente
   

   

2. Selecione a nova permissão Manager, Contributor ou Viewer
   

   

Por exemplo, se um usuário não tiver a permissão de função para excluir itens no Document Management, mas tiver a permissão Manager para um item, ele poderá excluir o arquivo.

Remover permissão para uma função ou usuário

Para remover uma função ou usuário e sua permissão para o arquivo ou pasta selecionado:

Aplicativo da Web

1. Abra o menu suspenso que mostra a permissão atual, por exemplo, Viewer
2. Clique em Remove user (Remover usuário)

Celular

1. Abra o menu More da função ou do usuário correspondente
   

   

2. Toque em Delete
   

   

Desativar o controle de acesso

Desative o controle de acesso para desativar todas as configurações de acesso e tornar o arquivo ou a pasta disponível para todos novamente.

Aplicativo da Web

1. Desativar o controle de acesso ****toggle
2. Clique em Remove anyway

Celular

1. Desativar o controle de acesso ****toggle
   

   

2. Toque em Remove anyway
   

   

Configurações de acesso herdadas

As configurações de acesso à pasta são herdadas automaticamente por todas as subpastas e arquivos.

Quando o senhor abre as configurações de acesso de um item que herdou as configurações de acesso, o botão de alternância Access Control é ativado, mas fica acinzentado porque não pode ser desativado.

Mudança

Não é possível desativar o controle de acesso para itens com configurações de acesso herdadas, mas o senhor pode alterá-las conforme descrito acima em:

• Adicionar uma função ou usuário
• Alterar a permissão de uma função ou usuário
• Remover permissão para uma função ou usuário

Restaurar

Quando o senhor faz alterações nas permissões, a herança é desativada para esse item.

Para excluir suas alterações e ativar a herança novamente:

Aplicativo da Web

1. Clique em Restore changes (Restaurar alterações)

Celular

1. Toque em Restore changes (Restaurar alterações)

Mover arquivos/pastas com configurações de acesso

O senhor pode mover arquivos e pastas conforme descrito em Add & Manage Files/Folders > Move Files/Folders.

O senhor recebe uma mensagem de confirmação adicional caso o item movido tenha herdado as configurações de acesso e/ou a pasta de destino tenha (herdado) as configurações de acesso:

'Ao mover itens, suas configurações de acesso serão alteradas para corresponder às configurações da nova pasta.'

Aplicativo da Web

1. Clique em Move anyway

Celular

1. Toque em Move anyway

Exibir itens compartilhados

Para visualizar uma lista de todos os arquivos e pastas compartilhados com o senhor pelas configurações de acesso:

Aplicativo da Web

1. Clique em Documents
2. Clique em Itens compartilhados

Celular

1. Toque em Documents
   

   

2. Abra o menu More
   

   

3. Toque em Itens compartilhados